Warum Schatten-IT so schwer wieder verschwindet

Nach Schätzungen von Gartner entfallen 30 bis 40 Prozent der IT-Ausgaben großer Unternehmen auf Schatten-IT, Systeme also, die neben der offiziellen Landschaft laufen, ohne dass IT oder Geschäftsführung sie steuern. [1]

Die zweite Systemlandschaft, die niemand steuert

In fast jedem Industrieunternehmen liegt neben der offiziellen Systemlandschaft eine zweite: Excel-Listen, Access-Datenbanken, private Ablagen. Gewachsen über Jahre, gepflegt in Eigenregie, oft besser gepflegt als das Hauptsystem.

Für die IT-Abteilung ist das ein Sicherheitsrisiko, das in keiner Inventarliste auftaucht. Für die Geschäftsführung ist es ein blinder Fleck: Niemand kann beziffern, wie viele geschäftskritische Entscheidungen eigentlich auf einer Datei beruhen, die offiziell gar nicht existiert.

Diese Mitarbeitenden sind nicht unwillig. Sie machen im Kleinen genau das, was das Unternehmen im Großen versäumt: Sie brauchten eine Fähigkeit, schneller kalkulieren, Änderungen nachvollziehen, Termine planen, und haben sich die Werkzeuge gesucht, die ihr Wissen dafür arbeiten lassen.

Methodisch ist das richtig. Der Fehler liegt nicht bei ihnen, sondern darin, dass sie es allein tun mussten. Was für eine einzelne Person funktioniert, wird für die Organisation zum Silo. Jeder Workaround löst ein lokales Problem und schafft ein globales.

Drei Dinge, die alle „Wissen“ genannt werden

Wer jetzt Systeme ablöst, ohne zu fragen, welche Fähigkeit dahintersteckte, bekommt dieselben Workarounds auf neuer Technologie. Die Schatten-IT ist dann nur einen Systemwechsel jünger. Der Grund: „Wissen“ wird in solchen Projekten fast immer als eine einzige, homogene Masse behandelt. Tatsächlich sind es drei unterschiedliche Dinge, mit unterschiedlichen Eigentümern, unterschiedlicher Lebensdauer und unterschiedlichem Risiko beim Verlust.

Explizites Wissen: Stücklisten, Prüfpläne, Kalkulationsgrundlagen. Das, was im ERP oder PLM ohnehin dokumentiert sein müsste, und teilweise auch ist. Diese Schicht lässt sich migrieren. Deshalb ist sie auch die einzige, die klassische Tool-Rollouts zuverlässig adressieren.

Implizites Wissen: der Korrekturfaktor, der seit Jahren in einer Zelle steht, weil Lieferant X immer zwei Wochen später liefert. Diese Information ist nicht verschwunden. Sie ist aufgeschrieben, nur eben in einem System, das kein anderes System kennt. Implizites Wissen ist deshalb kein Erhebungsproblem, sondern ein Verbindungsproblem: Es existiert bereits, nur isoliert.

Entscheidungswissen: die Begründung, warum genau dieser Korrekturfaktor, warum an dieser Stelle vom Standardprozess abgewichen wird. Diese Begründung steht in keiner Zelle. Sie sitzt im Kopf der Person, die die Liste gebaut hat, und sie ist der Teil, der bei jedem Personalwechsel zuerst verschwindet, weil er nie irgendwo festgehalten wurde.

Warum Ablösungsprojekte dieselben Workarounds zurückbringen

Ein Tool-Rollout ersetzt im besten Fall die erste Schicht. Die zweite überlebt als Schatten-IT in Form einer neuen Excel-Liste neben dem neuen System, weil niemand im Projekt gefragt hat, welche Fähigkeit sie eigentlich trägt und wie sie mit dem neuen System verbunden werden könnte. Die dritte verschwindet einfach, unbemerkt, bis zur nächsten Nachfrage, dem nächsten Audit, der nächsten Übergabe.

Das ist der eigentliche Grund, warum Ablösungsprojekte nach zwei, drei Jahren an derselben Stelle wieder ankommen. Man hat ein System ausgetauscht, aber nie modelliert, welche der drei Wissensschichten es tragen sollte, und wer sie nach dem Go-live verantwortet.

Was Industrial Knowledge deshalb bedeutet

Industrial Knowledge heißt deshalb nicht: Mehr Daten sammeln, mehr dokumentieren, ein weiteres Wissensmanagementsystem einführen. Es heißt: für jede der drei Schichten benennen, wo sie lebt, wer sie verantwortet, und wie sie sichtbar wird, bevor das nächste System kommt, das sie ersetzen soll.

Für explizites Wissen ist das eine Systemfrage: Welches System hält für welchen Objekttyp die Wahrheit? Für implizites Wissen ist es eine Verbindungsfrage: Wie wird die bereits vorhandene, aber isolierte Information mit dem Rest der Systemlandschaft verknüpft? Für Entscheidungswissen ist es eine Erhebungs- und Prozessfrage: Wird die Begründung einer Abweichung überhaupt an einer Stelle festgehalten, bevor die Person geht, die sie kennt, und können spätere Entscheidungen sie wiederfinden?

Für die Schatten-IT aus dem Beispiel heißt das konkret: Man verbietet die Excel-Liste nicht und ersetzt sie auch nicht einfach durch ein neues System. Man klärt, welche der drei Fragen sie eigentlich beantwortet, und verankert diese Antwort dort, wo sie auch nach dem nächsten Personalwechsel noch zu finden ist.

Erst wenn diese drei Fragen beantwortet sind, wird ein Wissensmanagementsystem, oder eine KI darüber, mehr als eine bessere Suchmaschine über dieselben Silos.

Kernaussagen

In fast jedem Industrieunternehmen läuft neben der offiziellen Systemlandschaft eine zweite: Excel-Listen und Access-Datenbanken, die Mitarbeitende sich selbst gebaut haben, weil die offiziellen Systeme ihre tägliche Arbeit nicht tragen. Das ist kein Randphänomen, sondern nach Schätzungen von Gartner ein erheblicher Teil der gesamten IT-Ausgaben großer Unternehmen. Was darin steckt, ist kein Datenproblem, sondern Wissen in drei unterschiedlichen Zuständen: explizit dokumentiert, implizit vorhanden aber unverbunden, und als Entscheidungswissen ausschließlich im Kopf einer Person. Tool-Rollouts adressieren zuverlässig nur die explizite Schicht. Implizites Wissen wandert unverbunden in neue Workarounds, Entscheidungswissen verschwindet meist unbemerkt beim nächsten Personalwechsel. Ablösungsprojekte reproduzieren deshalb dieselben Excel-Listen auf neuer Technologie, wenn ungeklärt bleibt, welche Schicht das neue System eigentlich tragen soll, nicht aus Widerstand der Mitarbeitenden, sondern aus fehlender Klärung. Genau das lässt sich verhindern: Industrial Knowledge bedeutet, für jede der drei Schichten Ort, Eigentümer und Sichtbarkeit zu klären, bevor ein System sie ersetzt.

FAQ

Ist das nicht einfach klassisches Wissensmanagement?

Nein. Klassisches Wissensmanagement behandelt Wissen meist als eine Kategorie und adressiert sie über Dokumentation, Wikis, Ablagen, Lessons-Learned-Ordner. Die Unterscheidung in explizites, implizites und Entscheidungswissen zeigt dagegen, warum Dokumentation allein nicht reicht: Sie erfasst zuverlässig nur die erste Schicht.

Warum tauchen nach einem Systemwechsel dieselben Excel-Listen wieder auf?

Weil das Projekt die zweite und dritte Schicht nie als eigenständiges Problem behandelt hat. Die neue Software ersetzt die alte Datenbank, aber niemand fragt, wessen implizites Wissen darin steckte und wer die Verantwortung für seine Verbindung zum neuen System nach dem Go-live übernimmt.

Wessen Aufgabe ist es, diese drei Wissensarten zu verwalten?

Unterschiedliche. Explizites Wissen gehört in die Verantwortung des jeweiligen Systemeigentümers, etwa PLM, ERP oder MES. Implizites Wissen liegt bei den Fachbereichen, die es täglich anwenden. Entscheidungswissen entsteht meist bereichsübergreifend, in Freigaben, Change-Prozessen und Reviews, und braucht deshalb einen expliziten Ort, an dem es festgehalten wird, statt nur im Kopf einer Person zu bleiben.

Reicht es, vor einer Ablösung gründlich zu dokumentieren?

Nur für die erste Schicht, und teilweise für die zweite. Dokumentation hält Ergebnisse fest, nicht Begründungen. Die Zeichnung zeigt den Änderungsstand, nicht die Kundenanforderung, die ihn ausgelöst hat, und nicht die verworfene Alternative. Genau das ist Entscheidungswissen, und es geht mit der Person, nicht mit der Akte.

Wo sollte ein Unternehmen anfangen?

Nicht mit einer unternehmensweiten Bestandsaufnahme aller Schatten-Systeme. Sinnvoller ist ein einzelner, geschäftskritischer Fall: eine Excel-Liste, eine Access-Datenbank, ein Prozess mit bekannten Ausnahmen. An diesem Fall lässt sich exemplarisch klären, welche der drei Schichten enthalten ist, wo sie hin muss, und was ein Ablöseprojekt konkret leisten müsste, um sie nicht erneut zu verlieren.

Quellen

[1] Gartner: Analystenschätzung zu Schatten-IT-Ausgaben in Großunternehmen (30-40 Prozent der IT-Ausgaben)

https://www.cio.com/article/234745/how-to-eliminate-enterprise-shadow-it.html

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