Von der Potenzialanalyse zur KI-Roadmap:
Wie die S. Lehmann GmbH ihre Datenbasis optimierte und erste KI Use Cases umsetzte
Der Kunde:
Die S. Lehmann GmbH, ein mittelständisches Unternehmen im Maschinenbau, sah großes Potenzial inder Nutzung von KI. Doch es gab eine zentrale Herausforderung: Die vorhandene Datenbasis war nicht ausreichend strukturiert, um KI-Anwendungen effektiv zu nutzen. Kundenaufträge wurden manuell verarbeitet, was zu ineffizienten Workflows und langen Bearbeitungszeiten führte. Zudem fehlte eine klare Strategie für die schrittweise Integration von KI in bestehende Geschäftsprozesse.
Herausforderungen:
Unstrukturierte Datenbasis: Fehlende zentrale Datenverwaltung verhinderte effiziente Prozessoptimierung
Manuelle Auftragserfassung: Papierbasierte Prozesse führten zu langen Bearbeitungszeiten und hoher Fehleranfälligkeit
Unklare KI-Strategie: Unsicherheit darüber, welche Technologien den größten Nutzen bringen
Hoher Suchaufwand: Mitarbeiter verbrachten zu viel Zeit mit der Suche nach relevanten Informationen
Die Potenzialanalyse mit Impecto
Bevor konkrete Lösungen entwickelt wurden, führte Impecto eine umfassende Potenzialanalyse durch, um den aktuellen Status und den digitalen Reifegrad des Unternehmens zu bewerten:
Analyse bestehender Prozesse: Wo entstehen Engpässe? Welche Workflows sind besonders ineffizient?
Bewertung der digitalen Infrastruktur: Welche Systeme sind bereits im Einsatz? Sind sie kompatibel mit modernen KI-Technologien?
Datenverfügbarkeit & -nutzung: Gibt es strukturierte und verwertbare Daten für KI?
Ermittlung des KI-Reifegrads: Wo steht TechFlow Solutions auf unserem Reifegradmodell von 1 (keine KI-Nutzung) bis 5 (vollautomatisierte Prozesse)?
Definition einer maßgeschneiderten KI-Roadmap: Welche Maßnahmen bieten den größten Mehrwert?
Lösung & Implementierung:
Die Analyse zeigte schnell den größten Handlungsbedarf: Das Auftragsmanagement war stark fragmentiert und basierte größtenteils auf manuellen Prozessen, die zu hohen Fehlerquoten und ineffizienten Abläufen führten.
Die Lösung: Einführung eines cloudbasierten ERP-Systems zur Automatisierung der Auftragserfassung und Optimierung der Datenstruktur für zukünftige KI-Anwendungen.
Implementierung des ERPs und KI-Services:
ERP-Integration: Einführung eines zentralen, cloudbasierten Systems
Digitale Auftragserfassung: Automatisierte Verarbeitung von Kundenaufträgen (E-Mail, PDFs, Scans)
KI-gestützte Texterkennung: Automatische Extraktion und Plausibilitätsprüfung von Bestellungen
Predictive Order Management: KI schlägt optimale Bestellzeitpunkte vor
Messbare Erfolge:
80% weniger Papierdokumente, wodurch die Fehlerquote sank
35% schnellere Bearbeitung durch automatisierte Prozesse
50% weniger Suchaufwand durch zentrale digitale Verwaltung
Stefan Lehmann, Geschäftsführer S. Lehmann GmbH